給相關單位發(fā)情況告知函怎么寫？——一位資深自媒體作者的實戰(zhàn)干貨分享
最近有位朋友在小紅書私信我：“姐，我公司被投訴了，現(xiàn)在要給市場監(jiān)管局寫個情況說明函，但不知道怎么開頭、怎么寫才不惹麻煩？”我一看，這不就是我們?nèi)粘Ｗ畛Ｓ龅降摹肮俜綔贤ā彪y題嗎？別慌！今天我就用真實案例+細膩拆解，手把手教你寫一封讓單位看了都點頭的《情況告知函》。
?? 案例背景： 我的一個讀者小林，做社區(qū)團購的，上個月被顧客投訴“虛假宣傳”，對方說他家水果是“有機認證”，實際只是普通種植。市場監(jiān)管局約談后，要求他們提交書面說明。小林第一版草稿寫得像辯解，語氣強硬，結果被退回重寫。
?? 正確寫法關鍵點（三步走）：
1. 標題清晰 + 稱謂準確 不要寫“關于某事的情況說明”，直接寫：
??《關于XXX事件的情況告知函》
稱謂一定要具體，比如：“XX市市場監(jiān)督管理局：”——不是“尊敬的領導”，也不是“你們好”。精準稱呼，體現(xiàn)尊重和專業(yè)。
2. 內(nèi)容結構：事實陳述 + 態(tài)度誠懇 + 改進措施 這是最打動人的部分！小林后來這樣改：
“我司于X月X日收到貴局關于‘有機水果宣傳不實’的反饋，第一時間核查情況。經(jīng)查，系客服人員誤將‘綠色種植’表述為‘有機認證’，屬信息傳達偏差，非主觀故意。我司已對涉事員工進行培訓，并將在平臺公示致歉聲明。后續(xù)將嚴格審核所有宣傳文案，杜絕類似問題?！?/p>
你看，沒有推諉，沒有狡辯，反而主動承認“信息偏差”，還提出整改動作——這才是單位最想看到的態(tài)度。
3. 結尾禮貌 + 留聯(lián)系方式 結尾一句：“如需進一步溝通，請隨時聯(lián)系我司負責人XXX，電話：XXXXXXXXXX?！?既留余地，又顯誠意。
? 小貼士： 這類函件不是“認錯”，而是“建立信任”。語氣不卑不亢，邏輯清晰，態(tài)度真誠，哪怕你真犯了錯，也能贏得理解。
?? 最后送大家一句話： 寫不好情況告知函，不是你不專業(yè)，而是你沒把“共情”放進字里行間。就像我們寫文章一樣，先讓讀者覺得你是“懂他們的”，再談道理。
如果你也在寫這類函件，歡迎留言交流～下次我還會分享《如何用一句話化解投訴》??
