《英文備忘錄的五個要素》
Q1: 為什么寫英文備忘錄時，開頭的“Subject”如此關(guān)鍵？
我曾幫一位在跨國公司做項(xiàng)目管理的朋友修改備忘錄，他最初只寫了“Meeting Notes”，結(jié)果收件人以為是普通會議記錄。后來我建議加上具體主題，比如“Action Items from Q3 Product Launch Planning – Due by Oct 15”。你看，一句清晰的Subject，就像一封郵件的“門牌號”，讓對方一眼就知道：這封信，值得立刻打開。
Q2: “To”和“To Whom It May Concern”到底該怎么選？
去年我在小紅書上看到一個案例：一位剛?cè)肼毜膶?shí)習(xí)生誤把備忘錄發(fā)給整個部門，標(biāo)題還寫著“To Whom It May Concern”。結(jié)果HR主管私信她：“你是在找我們所有人嗎？”——尷尬得她差點(diǎn)刪掉帖子。其實(shí)，如果對象明確（比如“Dear Sarah, Project Team”），語氣更親切、效率更高；如果是跨部門或匿名場景，才用“To Whom It May Concern”，但要慎用。
Q3: 正文部分如何避免“啰嗦”？
我常提醒讀者：英文備忘錄不是散文！比如，原句是“This is to inform you that we have received your request and are currently reviewing it.” 太繞了。改成：“We’ve received your request — review underway. Update by EOD.” 簡潔有力，還帶點(diǎn)職場溫度。記住：每句話都該有目的，像咖啡里的糖——適量才甜，太多就膩。
Q4: 時間與行動項(xiàng)（Action Items）為何必須明確？
有個真實(shí)故事：某團(tuán)隊負(fù)責(zé)人在備忘錄里寫“Please send the report soon”。沒人知道“soon”是今天還是下周。后來我?guī)退貙憺椋骸癆ction: John to submit draft by Friday 5 PM EST. Confirm receipt.” 一周后，大家說：“終于有人告訴我們‘什么時候’要做什么?！薄獣r間+責(zé)任人=執(zhí)行力。
Q5: 結(jié)尾的簽名和聯(lián)系方式，真的只是形式嗎？
不！我見過太多人省略簽名，結(jié)果被當(dāng)成垃圾郵件處理。有一次我替客戶寫完備忘錄，加了一句：“Feel free to reach me at +86138XXXXXXXX or lisa@company.com.” 收件人回信說：“謝謝你的專業(yè)，我直接打電話確認(rèn)了?！薄?xì)節(jié)決定信任感。哪怕只是“Best regards, Lisa”，也比“—”強(qiáng)得多。
寫英文備忘錄，不是翻譯中文句子，而是用最優(yōu)雅的方式傳遞價值。這五個要素，是我十年職場打磨出來的“心法”。分享給你，愿你在朋友圈/小紅書發(fā)帖時，也能寫出讓人眼前一亮的溝通力。
