你有沒有遇到過這樣的情況：公司采購了一批貨，結(jié)果質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，退貨流程拖了半個月；或者供應(yīng)商突然漲價(jià)，財(cái)務(wù)部門措手不及？這些問題，其實(shí)都可以通過一套清晰的《采購部管理制度及流程》來解決。
作為一位深耕企業(yè)運(yùn)營多年的自媒體作者，我采訪過10多家中型企業(yè)的采購負(fù)責(zé)人，發(fā)現(xiàn)真正高效的采購不是“誰便宜買誰”，而是有章可循、責(zé)任到人。今天就用問答形式，帶你拆解一份實(shí)用又細(xì)膩的采購管理制度。
Q：采購部到底該管什么？
A：不只是買東西！采購部要統(tǒng)籌“計(jì)劃—比價(jià)—執(zhí)行—驗(yàn)收—付款”全流程。比如我們合作的一家母嬰用品公司，以前采購只負(fù)責(zé)下單，結(jié)果經(jīng)常出現(xiàn)庫存積壓或斷貨。后來我們幫他們建立了月度需求預(yù)測機(jī)制，采購提前3周與銷售、倉儲對齊數(shù)據(jù)，現(xiàn)在缺貨率下降了65%。
Q：如何避免“熟人采購”帶來的風(fēng)險(xiǎn)？
A：必須建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度！比如某食品企業(yè)曾因長期合作一家低價(jià)供應(yīng)商，結(jié)果被爆出原料摻假。現(xiàn)在他們要求所有新供應(yīng)商必須提供3份同類產(chǎn)品檢測報(bào)告，并由采購+質(zhì)檢+法務(wù)三方聯(lián)合評審。每月還做一次“供應(yīng)商滿意度評分”，優(yōu)勝劣汰。
Q：流程卡在審批環(huán)節(jié)怎么辦？
A：關(guān)鍵在于“分層授權(quán)”！我們設(shè)計(jì)了一個三級審批機(jī)制：單筆≤5000元，采購員可直接下單；5000–2萬元，需部門經(jīng)理簽字；超過2萬，必須走總經(jīng)理會簽。同時(shí)用釘釘/飛書設(shè)置自動提醒，避免“領(lǐng)導(dǎo)忙忘了”。有一家電商公司試行后，平均審批時(shí)間從7天縮短到2天。
Q：采購人員怎么考核？光看省多少錢嗎？
A：當(dāng)然不是！我們建議用“綜合指標(biāo)”：成本節(jié)約率（40%）+交貨準(zhǔn)時(shí)率（30%）+質(zhì)量合格率（30%）。舉個真實(shí)案例：某制造企業(yè)采購員小王為了省錢，選了個價(jià)格低但交期長的供應(yīng)商，結(jié)果生產(chǎn)線停工三天。最后他不僅沒拿獎金，還被通報(bào)批評——這才是真正的“以結(jié)果為導(dǎo)向”。
總結(jié)一句：好的采購制度不是束縛，而是讓團(tuán)隊(duì)更專業(yè)、更高效、更有底氣。如果你也在為采購混亂頭疼，不妨從這份流程開始落地。畢竟，每一分錢都值得被認(rèn)真對待。
