你是不是也遇到過這樣的情況：客戶說“賬對不上”，你一查才發(fā)現(xiàn)，對方記錯了金額，或者漏了某筆訂單？這時候，一封專業(yè)又溫柔的《應(yīng)收賬款對賬函》就顯得特別重要了。
今天我就來分享一個真實(shí)案例——我?guī)鸵晃慌笥眩ㄗ龇b批發(fā)的）處理賬款糾紛時，用的就是這份對賬函模板。效果出奇的好，對方不僅主動核對，還補(bǔ)了差額，甚至夸我們“做事有溫度”。
Q：為什么需要寫應(yīng)收賬款對賬函？
A：不是為了催債，而是為了“確認(rèn)事實(shí)”。很多賬目不清，是因?yàn)殡p方記賬時間不同步、發(fā)票未及時入賬，或者員工交接混亂。一封清晰的對賬函，像是一次溫和的提醒，讓對方知道：“嘿，咱們一起把賬理清楚吧?！?/p>
Q：那這個函怎么寫才不傷感情？
A：記住三個關(guān)鍵詞：禮貌、具體、留余地。比如開頭可以說：“您好！感謝貴司一直以來的支持與信任?！敝虚g列出明細(xì)時，用表格形式更直觀（別用一堆數(shù)字堆在一起），最后加一句：“如有疑問，請隨時聯(lián)系我，我們共同核對?！?/p>
下面是我整理的范本片段（適合朋友圈/小紅書發(fā)布）：
應(yīng)收賬款對賬函
致：XX商貿(mào)有限公司 財務(wù)部負(fù)責(zé)人
尊敬的XXX經(jīng)理：
您好！感謝貴司長期以來對我司的信任與合作。為確保雙方賬目清晰、往來順暢，現(xiàn)將截至2024年6月30日的應(yīng)收賬款明細(xì)列示如下：
| 日期 | 訂單號 | 應(yīng)收金額（元） | 備注 |
|---|---|---|---|
| 20240510 | NO.2024051001 | 12,800 | 已開票 |
| 20240615 | NO.2024061502 | 8,500 | 未開票 |
合計應(yīng)收款：￥21,300元
煩請您核對無誤后，于7月5日前回復(fù)確認(rèn)或提出異議。如需進(jìn)一步溝通，歡迎致電我（電話：138XXXX1234）或微信留言，期待您的反饋！
順祝商祺！
XXX公司 財務(wù)部 李女士
2024年6月28日
你看，這封函沒有一句“催款”，卻讓人愿意配合。因?yàn)椤鹬亓藢Ψ降臅r間和立場，也體現(xiàn)了你的專業(yè)和誠意。
如果你也在做電商、批發(fā)、服務(wù)類行業(yè)，建議收藏這份模板，下次對賬時直接套用。你會發(fā)現(xiàn)，好的溝通，往往從一封小小的對賬函開始。
