你有沒有遇到過(guò)這樣的情況：公司賬面上有筆大額應(yīng)收賬款，但一直收不回來(lái)？或者庫(kù)存明明看著不少，一盤點(diǎn)卻少了好幾件？別急，這可能不是管理問(wèn)題，而是財(cái)產(chǎn)清查沒做到位！今天就來(lái)聊聊——采用發(fā)函詢證方法進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查的有哪些妙處？
問(wèn)：什么是發(fā)函詢證？它和普通盤點(diǎn)有什么不同？
答：簡(jiǎn)單說(shuō)，就是通過(guò)書面形式（比如郵件、掛號(hào)信）向?qū)Ψ絾挝换騻€(gè)人發(fā)出確認(rèn)函，讓對(duì)方核實(shí)一筆賬目是否屬實(shí)。比如，你欠A公司10萬(wàn)元，那你就發(fā)函問(wèn)：“我們賬上記著您欠我們10萬(wàn)，對(duì)嗎？”對(duì)方回函確認(rèn)了，這筆錢就“白紙黑字”有了依據(jù)。相比手動(dòng)盤點(diǎn)，它更客觀、更高效，尤其適合跨地區(qū)、跨部門的資產(chǎn)核對(duì)。
問(wèn)：實(shí)際案例中，它怎么幫我們解決問(wèn)題？
答：我朋友小林在一家電商公司做財(cái)務(wù)主管，去年年底發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款異常：賬面有85萬(wàn)未收回，但客戶都說(shuō)“已經(jīng)付過(guò)了”。怎么辦？她沒有盲目催款，而是用發(fā)函詢證法——給每個(gè)客戶寄出加蓋公章的《往來(lái)款項(xiàng)詢證函》，附上合同號(hào)、金額、付款日期等信息。兩周后，果然有3家客戶回函說(shuō)明“確實(shí)沒收到”，原來(lái)是銀行轉(zhuǎn)賬信息被誤判為“已到賬”。最終，小林追回了62萬(wàn)！她說(shuō)：“發(fā)函就像給賬目‘打個(gè)電話’，比打電話靠譜多了?！?/p>
問(wèn)：哪些財(cái)產(chǎn)最適合用這種方法清查？
答：主要有三類：一是應(yīng)收賬款（比如供應(yīng)商、客戶欠款），二是銀行存款（與銀行對(duì)賬單核對(duì)），三是存貨委托代管（比如倉(cāng)庫(kù)外包給第三方）。這些都涉及外部單位，靠自己數(shù)不清，必須“借力”別人確認(rèn)。特別提醒：一定要留痕！保留快遞單、簽收回執(zhí)、電子郵箱截圖，萬(wàn)一以后有糾紛，這就是鐵證。
問(wèn)：操作時(shí)要注意什么細(xì)節(jié)？
答：細(xì)節(jié)決定成??！第一，函件要專業(yè)規(guī)范，不能寫“麻煩你幫忙看看”，得寫“煩請(qǐng)貴司核對(duì)以下數(shù)據(jù)并回函確認(rèn)”；第二，時(shí)間要卡準(zhǔn)，最好在月底或季末前一周發(fā)出，避免節(jié)假日延誤；第三，跟蹤很重要，7天沒回，就打電話跟進(jìn)，別讓“沉默”變成“遺漏”。
總之，發(fā)函詢證不是冷冰冰的流程，而是一種溫柔又堅(jiān)定的“信任驗(yàn)證”。它讓我們從“我以為”走向“你確認(rèn)”，把模糊的賬目變成清晰的證據(jù)。如果你也在為賬實(shí)不符頭疼，不妨試試這個(gè)老辦法——說(shuō)不定，下一個(gè)“追回巨款”的故事，就是你的！
